Toute opération enregistrée en comptabilité doit être justifiée par un document de base (facture, quittance, chèque, effet de commerce, ...) ou « sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu ». Cette pièce justificative sert de preuve de l’opération.

La tenue de certains livres comptables constitue une obligation légale et doit répondre à des normes de forme quant à leur présentation. L'objectif est d'assurer l'irréversibilité des enregistrements (manuscrits ou magnétiques) afin que la comptabilité puisse servir de preuve en cas de litige, devant les tribunaux.

Le caractère définitif des enregistrements comptables doit être assuré par une procédure de validation interdisant toute modification ou suppression.

La durée de conservation des documents commerciaux et comptables est de 10 ans.