Ce système permet :

• la division du travail et la répartition des taches comptables (saisie, suivi, contrôle) en raison de l’existence de plusieurs journaux spécialisés par catégorie d’opérations,

• le regroupement des informations de même nature.

Ainsi, il est possible d’utiliser plusieurs journaux auxiliaires regroupant les opérations identiques :

• journal des achats,
• journal des ventes,
• journal de banque,
• journal de caisse,
• journal des opérations diverses,
• ...

Préalablement à l’enregistrement des opérations dans les journaux auxiliaires, les documents de base doivent être triés par nature.

Chaque jour, les enregistrements sont saisis dans les différents journaux auxiliaires avec mise à jour des comptes individuels des clients et des fournisseurs.

Après totalisation des différents journaux auxiliaires, les totaux ainsi obtenus sont reportés ou transférés, par centralisation, globalement dans un journal unique, en fin de mois : le journal général.

Les comptes de tiers : clients et fournisseurs peuvent être regroupés en fin de mois sous forme :

• de relevés nominatifs des clients ou balance des clients
• de relevés nominatifs des fournisseurs ou balance des fournisseurs.

Avec la généralisation de la tenue informatisée des comptabilités, la mise à jour permanente des comptes et les performances des logiciels spécialisés permettent la connaissance en temps réel de la situation de l’ensemble des comptes par simple consultation avec possibilité d’édition.

La conception des logiciels de gestion et de comptabilité s’inspire des principes d’organisation traditionnelle.